مقاله دورکاری

مقاله دروکاری

نوشتار زیر یک مقاله ی جامع در خصوص دورکاری، مزایا و معایب دورکاری میباشد که توسط گروه دروکارآ (گروه دورکارا) تهیه و تنظیم شده است که برای بهره برداری مدیران منابع انسانی و تصمیم گیران سازمانی و نیر نیروی انسانی که علاقه مند به انجام فعالیتهای کاری خود به شکل دورکاری میباشند قابل استفاده است.

این نوشتار در 4 بخش منتشر خواهد شد و سعی دارد به سوالات مهمی مانند دورکاری چیست؟ مزایای دورکاری چیست؟ معیاب دورکاری چیست پاسخ دهد. به امید انکه راه گشای برخی مسائل در زمینه دورکاری باشد.

در پایان امکان دانلود مقاله ی دورکاری فراهم خواهد شد.

---

مقاله دورکاری

بخش اول

مقدمه  

با رشد روزافزون جمعیت و همگام با پیشرفت تکنولوژی‌های نوین، کشور ما نیز ازین قافله عقب نمانده و در سالهای اخیر شاهد پیشرفت‌های تکنولوژیکی و ارتباطی بسیاری بوده ایم.

همچنین با افزایش جمعیت و گسترش کلان شهرها، ترافیک، آلودگیهای صوتی و هوایی، مسافتها، کمبود زمان کافی، و فاکتورهای بسیاری ازین دست نیز افزایش یافته و می‌بایست درین راستا، تمهیداتی اندیشیده شود.

یکی از مؤثرترین راهکارهای ارائه شده در کشورهای پیشرفته، نوع جدیدی از کار به نام «دورکاری» است که منجر به کاهش بسیاری از هزینه‌های مالی و زمانی گردیده است .

در این مقاله کوشیده شده تا شرایط پیاده سازی این ایده در کشور ما مورد بررسی قرار گیرد.   نظر به مشکلات زیادی که خانم‌هایی که فرزند کوچک در خانه دارند و کارمندانی که هر روز ناچارند مسافت طولانی را تا محل کار طی کنند و برای این منظور ناچار به تقبل هزینه‌های مالی و اتلاف زمانی فراوان هستند و علاوه بر آن موجب ترافیک سنگین و مصرف سوخت بیشتر و بالطبع آلودگی بیشتر میشوند، درگیر آن هستند براحتی با اجرای این طرح کاهش یافته و می‌تواند به حداقل ممکن برسد، مشروط بر آنکه ابتدا در این مورد فرهنگ سازی شود. بسیاری از مدیران در حال حاضر با این طرح مخالفند که آن هم ریشه در دیدگاه آنها دارد. یکی از دلایل ایشان در توجیه مخالفتها اینست که چون پرسنل دورکار در دسترس نمی‌باشد ممکن است در انجام کارهای خود کوتاهی نموده و کنترل و نظارتهای مدیریتی بر عملکرد پرسنل دورکار مشکل‌تر خواهد بود. البته اگر کارمندی ذاتا قاصر در انجام وظایف خود باشد، بالطبع حتی با وجود حضور در محل کار خود نیز قصور خواهد نمود. لذا این مشکل را میتوان با تعریف شاخص‌های ارزیابی نتیجه کار کارمند مورد سنجش قرارداد. همچنین میتوان با استفاده از فنون مدیریتی و استفاده از ابزارهایی مانند تشویق، انگیزه‌های لازم را در پرسنل دورکار ایجاد نمود تا با انگیزه و اشتیاق بیشتری وظایف خود را حتی از راه دور انجام دهد.

 1.   دور کاری (کار از راه دور)

 با وجود اینکه چندین سال است در مورد کار از راه دور یا دورکاری بحث می‌شود ولی هنوز یک تعریف جهانی ثابت از آن ارائه نشده است. حتی یک اصطلاح مورد توافق نیز برای آن وجود ندارد. واژه‌هایTeleworking, Telecommuting,  Working-at-home, Remote-workers, Virtual office همگی ممکن است که معنی مشابهی داشته باشند و به‌طور متناوب مورد استفاده قرار گیرند. اصطلاحTelecommuting  ابتدا توسط جک ام نیلز  در دهه ی 1970 وVirtual  

Office برای اولین بار توسط جیو لیانو در سال 1970 مطرح گردید.  دورکاری را به‌طور کلی میتوان به‌صورت زیر تعریف نمود: 

دورکاری روشی برای سازماندهی و انجام کار در مکانی غیر از محل استقرار سازمان، با استفاده از تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات است که استقرار این فرایند موجب انعطاف زمانی و مکانی در انجام وظایف و فعالیتهای شخصی میشود)

 تحولاتی که فناوری اطلاعات و ارتباطات، درنهادها، سازمانها و موسسات مختلف ایجاد کرده است، مستقیما بر کار و زندگی شخصی و اجتماعی کارکنان و مردم (جامعه) تاثیر گذاشته است. یکی از این تاثیرات، پیدایش یک الگوی روش انجام کار مبتنی بر رایانه، به نام دورکاری است. دورکاری ازجمله پیامدهای تحولات وتغییرات عصر اطلاعات بر سازمانها است .

دورکاری  یک روش و سبک انجام کار است که سازمان‌ها میتوانند با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات مانند خدمات ارتباطی رایانه ای مانند  اینترانت و اینترنت با استفاده ازتجهیزات IT مانند PC, Laptop, Cell Phone و ... با پرسنل دورکار خود در ارتباط باشند و همچنین به آنها اجازه دهند تمام یا قسمتی از کارشان را خارج از محل سازمان یا شرکت خود انجام دهند.

در ایران دورکاری کمتر از ده سال سن دارد  و این شیوه ی کار در این زمان کوتاه ظرفیت خود را برای ترسیم مجدد مرزهای جغرافیایی و سازمانی سنتی شرکتهای متمرکز شده بطور چشمگیری نشان داده است .

2.   مزایای دورکاری

مزایای دورکاری میتواند شامل مزایای فردی، سازمانی و اجتماعی باشد.

از نظر بهره‌وری فردی، وقتی فرد از کنترلهای سازمانی خارج میشود با خود مدیریتی  تلاش می‌کند که بازدهی خود را افزایش داده و با برنامه ریزی که برای انجام کارها دارد تمام تلاش خود را به کار میگیرد تا در کوتاهترین زمان و با کمترین هزینه ممکن کارش را بهبود بخشد و چون در دورکاری ساعت انجام کار برای فرد شناور تعریف می‌شود بنابراین بهترین و مناسب ترین ساعت را برای انجام کار انتخاب می‌کند در اینصورت ضمن افزایش بهره وری پرسنل دورکار،  اعتماد به نفس و عزت نفس آنها نیز با خود مدیریتی افزایش می‌یابد .

از طریق دورکاری بهره‌وری سازمانی افزایش یافته و اتلاف انرژی در سازمان کاسته می‌شود از این رو وقتی پرسنل در پروژه دورکاری به انجام وظیفه می‌پردازند از میزان تنش و فشارهای روحی روانی، درگیری‌ها و تعارضات سازمانی آنها کم می‌شود .

تحت این شرایط مدیران میتوانند از فرصتها برای برنامه ریزی در جهت استفاده بهینه از منابع سازمانی سود ببرند .

برخی از مهمترین مزایای نظام دورکاری را میتوان در ابعاد سازمان، فرد، جامعه به شرح زیرخلاصه نمود:

01 صرفه جویی درهزینه‌ها:  انجام کار توسط کارکنان در محل سازمان، متضمن هزینه‌های مختلف اداری مانند امکانات ،تجهیزات، فضا و خدمات رفاهی ،ارتباطات و ...  است.  سازمانهایی که روش دورکاری را انتخاب می‌کنند، صرفه جویی‌های زیادی در مصرف هزینه‌های استقرار پرسنل خواهند داشت.  

2. افزایش بهره‌وری:  تجارب کشورهایی که نظام دورکاری را اجرا کرده اند، نشان می‌دهد که دورکاری، بهره‌وری درسازمان‌ها را تا 0۱ درصد افزایش داده است. درنظرسنجی‌ها، هم پرسنل دورکار و هم مدیران این موضوع را  تایید کرده اند.

 یکی از دلایل افزایش بهره‌وری در اجرای نظام دورکاری این است که هم برای پرسنل دورکار و هم سازمان‌ها در مصرف هزینه‌ها و زمان رفت وآمد صرفه جویی زیادی صورت می‌گیرد. علاوه برآن، مشکلات تردد به سازمان و هزینه‌های ناشی از آن کاهش چشم گیری می‌یابد.

3. تقویت انگیزه:  برنامه‌های موفق دورکاری در سازمان‌ها، نشان داده است که فرایند انجام کار و ماموریتها ازطریق دورکاری، موجب تقویت روحیه اعتماد به نفس و خود اطمینانی در پرسنل دورکار شده است، چراکه آنها در ایام دورکاری به طور نسبتاً مستقل کار می‌کنند همچنین، پرسنل دورکار تمایل دارند به اعتماد مدیر یا کارفرمای خود در محول نمودن کار مستقل (دورکاری) به آنان، پاسخ مثبت دهند.

4. توسعه مهارت به صورت خودآموزی:  کارکنان زبده و متخصصی که علاقمند به ترک شغل خود می‌باشند، با اجرای دورکاری در سازمان خود باقی می‌مانند و سازمان را از وجود خود بهره‌مند خواهند ساخت. با روش دورکاری، کارها و وظایف سازمان و درنتیجه کارکنان به دو بخش تقسیم میشوند: کارکنان تمام وقت و کارکنان پاره وقت. کارکنان پاره وقت که دایره تصمیم گیری، استقلال عمل و گستره فراغت برای انجام کارشان، افزایش مییابد، براثر تجربه، تکرار و تمرین و خودآموزی، دانش و مهارتهایشان ارتقاء خواهد یافت. بنابراین، نیاز به آموزش ضمن خدمت برای آنها کمتر خواهد شد.

5. انعطاف پذیری:  درصورت سازماندهی مناسب نظام دورکاری، پرسنل دورکار می‌توانند به زندگی کاری خود به نحوی مؤثر ادامه دهند؛ ضمن اینکه در زندگی شخصی آنان اختلالی ایجاد نشود. درواقع، نظام دورکاری، سبکی از انجام کار با انعطاف پذیری بالا می‌باشد. سازمانها با برنامه‌های موثر دورکاری قادر خواهند شد، اثرات منفی و مختل کننده محیطی بر کار و وظایف سازمان را به حداقل برسانند. اختلال‌هایی مانند بروز مشکلات در سیستم حمل و نقل، مشکلات آب و هوایی شدید، قطعی برق و مخابرات، بلایای طبیعی و...  . 
6. بهبود ارائه خدمات به مشتریان:  دورکاری سازمان را قادر می‌سازد، با حداقل هزینهدر ساعات غیراداری نیز به مشتریان خدمات لازم را ارائه کند.

7. کاهش زمان تردد و هزینه‌های آن برای سازمان:  نظرسنجی‌های انجام شده نشان می‌دهد، برای بسیاری از پرسنل دورکار، کاهش زمان تردد به سازمان و صرفه جویی ناشی از هزینه‌های آن، مهمترین انگیزه آنان است.

8. ایجاد تعادل درکار و زندگی خانوادگی:  اگرچه قرار است در نظام دورکاری، پرسنل دورکار ساعات بیشتری را صرف کار موثر نمایند، اما، درصورت انجام این هدف، بازهم پرسنل دورکار می‌تواند بین کار و زندگی خود تعادل مناسبی برقرار کند .مثلا برای دیدن اقوام و نزدیکان خود برود، خریدهای روزمره خانه را انجام دهد، مسئولیتهای بیشتری در خانه برعهده بگیرد، درانجام امور خانوادگی مشارکت بیشتری داشته باشد.

9. ساعات کار اداری انعطاف پذیر:  فرد دورکار، زمان کارخود را در برنامه روزانه شخصی، به نحوی تنظیم میکند که اثر بخشی بیشتری داشته باشد. مثلا شب، صبح زود، آخر شب و ...  . البته باید توجه داشت که فرد دورکار باید ساعاتی را در دسترس مدیران، همکاران و ذینفعان باشد.

10.  کاهش حجم ترافیک:  مطالعات انجام شده در زمینه حمل و نقل در انگلستان تایید کرده است که ارتباطات از راه دور عامل موثری برای کاهش ترافیک و استفاده کمتر از وسایل حمل ونقل است. ترویج دورکاری موجب تسهیل و راحتی جریان ترافیک میشود و کاهش رفت و آمد دورکارها، این موضوع را روشن تر ساخته است.

11.  دوستی با محیط زیست:  یکی از مهم ترین مزایای دورکاری، تامین و ایجاد محیط سالم است. برخی کشورها، با وضع مالیات تحت عنوان "مالیات سبز"،  مردم را تشویق به دورکاری و پشتیبانی از دورکاران می‌کنند. مالیات سبز، در تشویق کارکنان به کار در خانه کمک فراوان کرده است.

12. افزایش گستره اشتغال و فرصت‌های کار:  پرسنل دورکار می‌توانند محل فعالیت‌های شغلی خود را در محل زندگیشان (خانه ،محله، منطقه محل سکونت) انتخاب نموده و زمان بیشتری را صرف کارهای درآمدزای دیگر (مشهور به شغل دوم) کنند.

13. دسترسی به کار برای افراد با مشکلات خاص:  دورکاری میتواند امکان دسترسی به کار، آموزش و ارتباطات اجتماعی را برای افرادی که دارای مشکلات جسمی و حتی روحی هستند، فراهم کند. برای این گونه افراد سفر به محل کار یا انجام عادی کار در محل کار آن هم به‌صورت پنج روز کاری در هفته یا 9 ساعت کار در روز ،بسیار مشکل و طاقت فرسا است. این درحالی است که در منزل با سرپرستی پدر، مادر، سرپرست، پرستار و ...  از عهده انجام کار و وظایف بر خواهند آمد.

پایان بخش اول

----

مقاله دورکاری

بخش دوم

 

مزایای دورکاری برای سازمانها

مدیران منابع انسانی با توجه به مقوله ی دورکاری (کار از راه دور) می توانند مزایای فردی و سازمانی زیر را به ارمغان آورده و موجبات رضایت کارکنان و مدیران را فراهم سازند:

• قدرت سازمان ها در انتخاب بهینه نیروی کار افزایش می یابد. دورکاری سازمان ها را قادر میسازد نیروی انسانی مجرب خود را بدون توجه به موقعیت جغرافیایی در اختیار بگیرند.
• کاهش نسبی جمعیت پرسنل مستقر در دفاتر کاری.
• کاهش هزینه های استقرار نیروی انسانی به واسطه کاهش فضای مورد نیاز اداری.
• کاهش دلایل غیبت کارکنان بدلایل حوادث ایاب و ذهاب یا بیماری!
• سازمانها قدرت بیشتری برای پاسخگویی به نیازهای فوری و اضطراری خواهند داشت چون می توانند قسمتی از کارشان را به شاغلان از راه دور بسپارند.   

برخی مشکلات و محدودیتهای دورکاری به ویژه در ایران 

• عدم آشنایی کامل مدیران با مزایا و کاربردهای دورکاری و به‌طور کلی فناوری اطلاعات.
• بی ثباتی و نا مطمئن بودن خطوط ارتباطی.
• هزینه‌ی اولیه ی نصب و پیکره بندی تجهیزات سخت افزاری و هزینه های بیشتر ارتباطات در صورت گسترش دورکاری.
• ضعف برخی کاربران در زمینه سرویسهای فناوری اطلاعات.
• دورکاری همچنین میتواند منجر به انزوا و به حاشیه رانده شدن پرسنل دورکار شود.
• نگاه منفی مدیران به دورکاری از بابت کنترل  و نارت بر پرسنل و نیز محرمانگی اطلاعات

از نگاه برخی مدیران، دورکاری  موجب کاهش بهره‌وری کارکنان و نهایتا سازمان می‌شود .این گروه از مدیران معتقدند که در دورکاری، بیشتر وقت کارکنان صرف پیدا کردن یا خواندن و یا کپی فاکس‌ها یا فایل‌ها خواهد شد. به‌طورکلی به دلایل زیر، این گروه از مدیران به دورکاری نگاه مثبتی ندارند:

• • عدم دسترسی به کارکنان دورکار: آنان با خود فکر میکنند: «هروقت که کارمند دورکار را لازم دارم، چگونه میتوانم وی را ببینم؟ الان کجاست و چکار میکند؟»
  • عدم امکان نظارت جدی وکنترل برعملکردکارکنان دورکار: تصورآنان این است: «وقتی نمیتوانم آنها را ببینم ،چگونه میتوانم عملکرد و رفتار آنان را کنترل کنم.»
  • کاهش بهره‌وری پرسنل دورکار: دغدغه آنان این است: «آیا کارکنان دورکار، واقعا وقت خودرا صرف کار محوله میکنند یا دل مشغولی آنان انجام امورخانوادگی است؟»
  • از دست رفتن امنیت اطلاعات سازمان: دغدغه گروهی از مدیران از دست رفتن امنیت شبکه اطلاعات سازمان است. آنان میگویند: «از کجا بدانم که اطلاعات سازمان و دیتا بیس‌های سازمان در اختیار بیگانه قرار نمیگیرد؟»
  • جریان اطلاعات کار: از نظر این مدیران، ارتباط کاری و ارتباط مدیر و مجموعه تحت مدیریت دچار اختلال می‌شود. به عنوان مثال تصور می‌شود: «حال که کارکنان، دور از سازمان و دفتر کار من فعالیت می‌کنند، چگونه میتوانم به آنان بگویم که باید با تلاش بیشتری کار کنند؟ چه مشکلاتی برای پیشبرد امور دارند، تا درصدد رفع آنها برآیم؟»
  • از دست دادن ارتباط با ذینفعان: این گروه از مدیران نبود پرنل دورکار را در محل سازمان، مترادف با ایجاد اخلال در ارتباط  سازمان با ذینفعان میدانند. تصور اینست: «ما نمی‌توانیم بیش از تلفن، ایمیل یا دستگاه نمابر با ذینفعان و مشتریان ارتباط داشته باشیم! فقدان ارتباط چهره به چهره با ذینفعان و مشتریان را چگونه برطرف کنم؟»

نگاه منفی پرسنل  به دورکاری

 همانند مدیران، گروهی از کارکنان نیز به دورکاری نگاه مثبتی ندارند .

• درایام دورکاری، کارکنان مجبور به تایپ کارها و گزارشهای خود، تشکیل پرونده و انجام سایر وظایف اداری(دبیرخانه) می‌شوند. برای انجام این امور متحمل زحمت زیادی می‌شوند.
• دورکاری درمنزل، موجب افزایش مصرف مواد غذایی، نوشیدنی، تنقلات و ...  خواهد شد .کارمند ناچارخواهد بود که برای آنها، هزینه پرداخت کند که این امر موجب افزایش هزینه‌های سبد خانوار می‌شود.

عموما، بتدریج با پیشرفت نظام دورکاری، سازمانها یارانه حمل و نقل عمومی(حق سرویس ایاب و ذهاب) را به تناسب روزهایی که در اداره حضور ندارند، از دستمزد ماهیانه کارکنان دورکار کسر نموده‌اند. این موضوع باعث شده کارکنان از رفتن به دورکاری طفره روند.

کارکنان دورکار احتمالا برای دورکاری در منزل، متحمل برخی هزینههای اختصاصی خواهند شد. ازجمله:

• پرداخت هزینه‌هایی برای آماده سازی و تزئین اتاقی به عنوان دفترکار.
• افزایش بهای برق و مکالمه تلفن؛ که ناشی از انجام امور دورکاری است.
• خرید برخی تجهیزات کامپیوتری برای انجام وظایف دورکاری و تحمل هزینه‌های آن.

آماده شدن برای سناریوهای بدترین حالت، مانن

1. 5. محدودیت ها

در تئوری محدودیت، هر چیزی که سیستم را در بدست آوردن عملکرد بالاتر محدود کند، محدودیت تلقی می‌شود. هر سیستمی به طور کل محدودیت های مدیریتی بیشتری نسبت به محدودیت های فیزیکی دارد. در مورد دورکاری، پنج محدودیت اصلی در سازمانها  شناسایی کرده است که عبارتند از:

1 - محدودیت اقتصادی،

2- محدودیت محل کار،

3- محدودیت فناوری،

4- ریسک،

5- محدودیت نیروی کار.

 6. نقاط ضعف:

در خصوص Teleworking, Remote Working,  و موضوع بستر و راه اندازی دورکاری مواردی به عنوان نقاط ضعف شناسایی میشود، برخی از عمده ترین موارد به شرح ذیل است: مقاومت در برابر تغییر در سطوح بالای مدیریتی/ عدم امکان اندازه گیری درست از کارایی یا بهره‌وری/ تجربه ناکافی مدیران در دورکاری برای کنترل زیردستان/ انتخاب افراد مناسب برای دورکاری

 

7. تهدیدها:

همچنین موراد زیر به عنوان تهدیدهای فضای دورکاری مطرح میباشد.

از بین رفتن روحیه کار تیمی/ احساس سرخوردگی و دوری از جامعه/ از بین رفتن انگیزه و روحیه موفقیت/ تهدید آینده شغلی افراد/ پایین آمدن سطح تولید.

 8. معایب دورکاری

1- نیازی به سرمایه گذاری برای ایجاد فضای کاری در خانه

2- ضرورت توانایی استفاده از رایانه

3- کاهش ارتباطات شغلی و تعاملات اجتماعی

4- نیاز به امنیت اطلاعات و مقابله با تهدیدات شبکه ای

5- نیاز به شبکه‌های کامپیوتری، سخت افزارها و نرم افزارهای پشتیبانی

د بروز مشکل در عملکرد کامپیوتر، به دلیل ویروس، پیکربندی بد، و یا شکست سخت افزارهای پشتیبان گیری از داده‌ها.